ひとり会社で、法人所在地の変更を、士業の人に頼まずに、自力でやってみました。

その経緯を時系列で書いていきます。

メモ書きを記事にしていますが、読んでいただいた皆様に少しでもお役に立てれば幸いです。

 

★移転日から遡ること３ヶ月前くらい・・・。

①株主総会を開催

「本店所在地移転に関する件」といった株主総会の議案にして、決議しました。

当会社の本店を下記へ移転すること。
移転日は、20XX年YY月ZZ日とすること。
本店移転先　どこどこ県どこどこ市どこどこ町どこどこ

といった感じで、まずは移転を決定しました。

この「株主総会議事録」は法務局への手続きで必要になると思い、作成しました。
（少し経ってからですが、）「取締役決定書」を作成したほうが株主リストを作成する必要が無いなどスムーズに手続き出来ることが分かったので、「取締役決定書」も作成しました。
「株主総会議事録」や「取締役決定書」のひな形は、⑤-1に書きましたが「株式会社本店移転登記申請書」にあり、活用できます。
結局、「取締役決定書」を提出しました。

 

決議後に、やるべきことは不動産関係です。
退去の連絡については、早い方が貸主にとって有難いですし、借主（弊社）にとってもコスト減に繋がります。

② 不動産関係

「〇カ月前までに退去の通知が必要」という条項を確認して、新オフィスの家賃と二重に払わないように調整しました。
また、退去後、所在地移転が分かる書類のコピーが必要とのことだったので、「履歴事項全部証明書」のコピーをお渡しするとお約束しました。

 

この後は、移転日の直前直後までゆったり出来ます。本業に集中しましょう！

★移転の直前に行ったことは以下です。

③ 年金事務所に事前連絡

必要ないかもと思いましたが、事前連絡しました。親切に対応してくださり、書類一式を送ってもらえました。
こちらは、「履歴事項全部証明書」を取得してから使うことになります。（⑦-1参照）

④ 郵便局へ転居届提出

届け出日から1年間、郵便物を転送してくれるサービスがありますので、申し込んでおきます。
転送開始希望日から1年間では無いので、転送開始希望日（＝移転日）の数日前に行うのがベストと思います。
個人の場合はインターネットで簡単だと思いますが、今回は窓口で手続きをしました。
（参考Q&A：会社、団体等が転居する場合の手続について教えてください）

 

★移転の直後に行ったことは以下です。

⑤-1 法務局へ変更登記申請

「会社を移転した日から2週間以内」となっていますが、移転の翌日に行いました。

あらかじめチェックしておきたいのは、法務局の管轄が変わるかです。
管轄が変わらない場合は登録免許税3万円、管轄が変わる場合は6万円を支払うことになります。

必要書類は「株式会社本店移転登記申請書」ですが、記入例や必要添付書類などありますので、ダウンロードしてから考えればよいでしょう。
私の場合、管轄が変わりませんでしたので、「株式会社本店移転登記申請書（管轄登記所内移転）」をダウンロードして、必要事項を記入しました。
また①で書きましたが、「取締役決定書」を添付書類として提出しました。

登記申請から登記完了までは局によりますが、2週間近くかかります。
「〇〇日の〇〇時に申請が完了します」というはがき大サイズの通知が貰えますので、その日までは手続き関係はできません。
ゆったりしましょう！（笑）

登記完了後、新しい法人所在地が入った「履歴事項全部証明書」が手に入り、その「履歴事項全部証明書」を用いて手続きを行っていきます。
あらかじめ、履歴事項全部証明書が何部必要か計算しておいた方が良いでしょう。
色々と状況は違うと思いますが、私の場合は、コピーでOKだったり、原本を提出する必要はあるが返却してくれるケースがほとんどでした。
1通で大丈夫かと思います。（たかが600円、されど600円です！）

 

★変更登記申請が完了した日以降に以下のタスクを行っていきます。

⑤-2 法務局で履歴事項全部証明書を取得

「法務局印鑑カード」があるとすぐに取得できると思いますが、「履歴事項全部証明書」を取得しました。

この後、税務署や年金事務所や銀行に届け出していきます。インターネットで出来るものもありますが、対面でやるほうが楽であるケースもありそうです。
私はすべての手続きを対面でやりました。（届け出する場所が点在していたので、電動自転車が大活躍・・・）

また、以下のタスクを書いてある順番でやる必要はありません！

⑥税務関係

⑥-1 国税について

「履歴事項全部証明書」の原本を持っていってコピーしてもらうか、あらかじめコピーを持っていくかが必要です。
国税庁ホームページにある「異動届出書」をダウンロード、必要事項を書いて提出します。
給与支払事務所等の移転がある場合は、「給与支払事務所の開設・移転・廃止届出書」についても必要事項を書いて提出します。

 

⑥-2 都道府県税事務所（法人都道府県民税について）

「履歴事項全部証明書」の原本を持っていってコピーしてもらうか、あらかじめコピーを持っていくかが必要です。
「法人設立・異動等届出書」について必要事項を書いて提出します。

 

⑥-3 市区町村

「履歴事項全部証明書」のコピーが必要でした。
原本とコピー、両方持っていった方が不測の事態に備えられると思います。
「法人等設立・解散・変更届出書」について必要事項を書いて提出します。

 

⑦年金関係

⑦-1 年金事務所での手続き

「履歴事項全部証明書」のコピーが必要でした。
③でいただいていた「適用事業所 名称/所在地 変更（訂正）届」について必要事項を書いて提出します。

 

ちなみに、

※労働基準監督署への手続きは、従業員がいなければ必要ありません。
※公共職業安定所（ハローワーク）への手続きは、従業員がいなければ必要ありません。

 

⑧銀行など金融機関関係

⑧-1 銀行での手続き

２行で手続きを行いましたが、
「履歴事項全部証明書」の原本が必要でした。銀行側でコピーを取って原本は返してもらえます。
また、お届け印が必要です。本人確認書類も必要なので、免許証など持っていきましょう。

事前に書類を書くということは無く、渡される書類に記入していく流れです。

 

他にも、取引先への連絡（②で書いた前の地主への連絡など）であったり、やるべきことはありますが、上記まで行えば、いったん落ち着けるでしょう。
手続き関係は、日程が空くと忘れてしまいがちですので、時間を取って一気にやってしまうことをおススメします！

 

ということで、この投稿が「一人会社」で「法人の所在地を変更」しようとしていて、さらに「自力」でやろうとしている方に届いていれば嬉しいです！

最後までお読みいただきまして、ありがとうございました。

 

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